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BUSINESS INTELLIGENCE (BI)



Business Intelligence es la habilidad para transformar los datos en información mediante herramientas que permiten la toma de decisiones de negocio tanto en la operación como en la estrategia; así, una solución BI, permite: observar qué está ocurriendo, comprender por qué ocurre, predecir qué ocurriría,  colaborar qué debería hacer el equipo y decidir qué camino se debe seguir

Te invitamos a ver los ejemplos de soluciones de Inteligencia de Negocios que hemos desarrollado para Constructoras, Desarrolladores Inmobiliarios y Comercializadoras / Mayoristas.


Inteligencia de Negocios: Constructoras







Inteligencia de Negocios: Desarrolladores Inmobiliarios






Inteligencia de Negocios:
Comercializadoras / Mayoristas




PROBLEMAS REALES QUE RESUELVE EL BI

Caso Uno

El Director general necesita tomar una decisión con base en información correcta y actual, la pide a su asistente, quien la pide a las áreas funcionales, quienes normalmente preparan la información de forma manual en MS Excel o piden un reporte nuevo al departamento de sistemas. Después de transcurrir un tiempo, se genera la información con mucho esfuerzo y quizá con retrabajos y errores.

Es relevante preguntarse:

  • ¿La información llegó a tiempo?
  • ¿Cuántas personas intervinieron en generar esa información y qué esfuerzo se requirió?
  • ¿Qué tan confiable es la información generada, tanto por errores cometidos por posible manipulación de los datos?

Caso Dos

Se tendrá la reunión periódica de resultados; para ello cada área trabaja su información en MS Excel y prepara su presentación en MS Power Point, con formatos que cambian en cada reunión. Minutos antes de la reunión se sigue ajustando la información; una vez en la reunión,  ante el cuestionamiento de las ventas al día de ayer, ventas responde “x” y administración “y”, siendo el dato correcto “z”.

Por otro lado, es común que los presupuestos de ventas estén en MS Excel y las ventas reales se obtengan del sistema de la operación, de manera que cada vez se lleve a cabo un proceso manual para comparar resultados contra meta.

Preguntas:

  • ¿Cuánto tiempo y esfuerzo se dedica a preparar presentaciones?
  • ¿Cuánto tiempo se dedica en la juntas a validar datos en vez de alinear estrategias y corregir desviaciones?, ¿se desgastan las personas por estas diferencias de información?
  • ¿Cuántas oportunidades se pierden por no analizar a profundidad la información?

Si estos problemas se presentan en tu empresa,  sin duda la Inteligencia de Negocios (BI) es una alternativa para solucionarlos.

EL BUSINESS INTELIGENCE EN CONJUNTO CON EL ERP
Si estás en el proceso de implantar un nuevo ERP en tu empresa, vale la pena que conozcas algunas diferencias de implantar un nuevo ERP con o sin una solución de BI.

Es conveniente señalar que ningún sistema de ERP o cualquier otro sistema transaccional está diseñado para la explotación de información o la toma de decisiones, ya que, técnicamente, el diseño de sus estructuras de datos están desarrolladas para soportar el registro de transacciones.

Características generales de implantar un nuevo ERP en conjunto con una solución BI.

  • Se puede lograr que la información histórica y la del nuevo ERP se conjunten en una misma estructura de datos.
  • Las personas que laboran en la empresa usan la misma herramienta para consultar información histórica y actual.
  • Se deben desarrollar muchos menos reportes especiales en el ERP
  • Se puede integrar para su análisis información externa al ERP

 

Características generales de implantar un nuevo ERP sin una solución BI

  • No se integra la información histórica al nuevo ERP, lo que dificulta o imposibilita analizar información histórica junto con información en el nuevo ERP.
  • Se deben generar reportes adicionales en el nuevo ERP para análisis de información, con los costos asociados a este rubro.
  • No se puede integrar automáticamente para su análisis información externa al ERP.

 

PRINCIPALES FALLAS AL IMPLANTAR UN BI

  • Se prefiere realizar el proyecto con gente de la propia empresa, cuando éstos no tienen ni tiempo, ni conocimientos.
  • Programa de trabajo poco realista en cuanto a fechas y alcances.
    El presupuesto destinado para el proyecto es escaso en comparación con el grado de complejidad que se quiere desarrollar.
    Mala selección del software y/o hardware involucrado.
  • No se realizan 'pruebas de concepto' para determinar la viabilidad.
    Los datos de origen no están limpios:  duplicidades, errores, caracteres erróneos que implican un proceso costoso, mayor tamaño de la base de datos y peor rendimiento.
    El hay apoyo directo real al proyecto.
  • Mala elección de los consultores y/o excesiva rotación entre ellos.
    Escasa involucración de las personas, que se sienten insatisfechos con los resultados.
    Caer en el error “se puede hacer todo”, realizando adaptaciones costosas, innecesarias y fuera de estándar.
    No alinear el proyecto dentro de una estrategia de negocio.
  • El Data Warehouse crece en tamaño de forma desproporcionada porque los técnicos no consiguen decir 'no' a las 'excesivas' demandas de los usuarios.

EJEMPLOS DE APLICACIÓN DEL BI EN LA OPERACIÓN, EN LA TÁCTICO Y EN LO ESTRATÉGICO

Inteligencia de Negocios en la Operación

La Inteligencia de Negocios en la Operación permite que los empleados que trabajan con información operativa puedan recibirla de manera oportuna, exacta y adecuada; normalmente son  herramientas con un formato fijo cuya información se actualiza frecuentemente.

Ejemplo: El supervisor de ventas utiliza un control para monitorear el cumplimiento de las cuotas de ventas de los vendedores a su cargo, una de las columnas tiene  una información fija (la cuota de ventas) y a su lado podría estar una columna que diariamente extraiga del ERP el total de ventas para ése vendedor en particular. El supervisor de ventas puede entonces comparar la cuota con la venta real sin necesidad capturar nada manualmente.

Inteligencia de Negocios a Nivel Táctico

La Inteligencia de Negocios a Nivel Táctico permite que los analistas de datos y la gerencia media utilicen herramientas de análisis y consulta con el propósito de tener acceso a la información sin intervención de terceros.

 

Ejemplo: El gerente de ventas recibe el reporte que indica que las ventas de una determinada categoría de productos o servicios, se incrementaron de manera inusual con relación al periodo anterior, una herramienta de análisis y consulta le permite analizar éste incremento y establecer si el mismo se debe a nuevos productos, nuevos clientes o una estrategia de promociones que haya producido el incremento en la demanda. Estas herramientas pueden ayudar a predecir estas fluctuaciones de la demanda para responder de manera óptima a ellas.

 

Inteligencia de Negocios a Nivel Estratégico

La Inteligencia de Negocios a Nivel Estratégico permite que la alta dirección de las empresas pueda analizar y monitorear tendencias, patrones, metas y objetivos estratégicos de la organización. Un ejemplo lo constituye el Cuadro de Mando Integral o Balanced Scorecard: “Esquema de trabajo multidimensional para describir, implementar y administrar estrategia a todo nivel dentro de una empresa, a través de la vinculación de objetivos, iniciativas y mediciones a la estrategia de la organización".

 

Con la implementación de un Cuadro de Mando Integral se obtienen los siguientes beneficios:

  • Promueve la alineación estratégica de toda la organización a partir de la transformación de la Visión y Estrategia en planes concretos de acción.
  • Fomenta el trabajo en equipo y por consiguiente la colaboración y la coordinación al conducir a toda la organización hacia la consecución de la estrategia definida.
  • Facilita la comunicación de los planes estratégicos a toda la empresa.
  • Integra y sintetiza un gran volumen de datos e indicadores que surgen de la gestión diaria de las operaciones.
  • Desarrolla el conocimiento y el capital humano, bases fundamentales para alcanzar los objetivos estratégicos.

En Uralde Ysi y Asociados podemos asegurar el éxito de tu proyecto de implantación de una solución de Inteligencia de Negocios.  Contáctanos, para llevar a cabo una evaluación sin compromiso sobre la situación de tu empresa y ofrecerte una asesoría a la medida de sus necesidades, tenemos la experiencia para asegurarte los resultados que buscas.